Desarrollo de equipos
De la formación a la clausura.
Los proyectos están formados por equipos que se desarrollan. Influir en este desarrollo del equipo forma parte de la gestión de proyectos y funciona aún mejor si se tienen en cuenta las necesidades de los implicados.
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Aquí puede ser útil formar un equipo de tal manera que se maximicen las respectivas estructuras de necesidades de los miembros individuales del equipo. En teoría, se podría atraer conscientemente al proyecto a determinados "tipos de necesidades" y excluir a otros. O crear un entorno que se adapte a las diferentes estructuras de necesidades de los miembros del equipo. Por ejemplo, un equipo virtual tiene un efecto diferente sobre determinadas necesidades que un equipo que se reúne presencialmente.
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En esta fase, las diferencias se hacen reconocibles y las personas se rozan. Surgen conflictos ocultos y abiertos. El modelo puede ayudar aquí de varias maneras. Como parte en el conflicto, puede ayudarme a ser consciente de mis propias necesidades ("conocer y comprender mis propios botones") y a articularlas, y/o al mismo tiempo a comprender las necesidades de la otra parte en el conflicto. Si yo, como gestor del proyecto, actúo como moderador, es decir, como mediador entre las personas, puedo ayudar a cada uno a entender sus propias necesidades y a hablar de ellas. Como gestor de proyectos, resulta útil conocer mi propia estructura de necesidades para asegurarme de que yo mismo trabajo de forma que "satisfaga mis necesidades".
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Conocer las diferentes estructuras de necesidades de las personas del equipo de proyecto puede ayudar a acordar "reglas del juego" en el equipo que se adapten a todas las diferentes necesidades en la medida de lo posible. Un ejemplo de ello es debatir el tema de la "confianza" dentro del equipo: ¿Qué necesidades generarían confianza en el equipo? ¿Qué obstaculizaría la confianza? Todos los pasos de planificación del proyecto (rendimiento/alcance, calidad, plazos, recursos, costes, comunicación, riesgos, organización...) pueden adaptarse a las necesidades, si se conocen las diferentes estructuras de necesidades del equipo. Tampoco hay que ignorar mis propias necesidades como gestor de proyectos: ¿Qué "normas" necesito en el equipo del proyecto para desempeñar mi función de gestor sin ofender o descuidar mis propias necesidades?
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Aquí es donde entra en juego el tema de la "motivación". Si me aseguro de que todos los miembros de mi equipo estén "satisfechos" de acuerdo con sus necesidades y, además, les ofrezco la perspectiva de que en el futuro se satisfagan sus necesidades, genero motivación. A la inversa, puedo evitar la desmotivación (o reaccionar en consecuencia) si sé qué botones se han pulsado y por qué ha surgido la correspondiente desmotivación.
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También aquí puedo elegir actividades que correspondan a las diferentes estructuras de necesidades de las personas del equipo o, a la inversa, evitar cosas que puedan incumplir una u otra necesidad.
Conflictos:
Crear capacidad de diálogo.
Por su propia naturaleza, hay más conflictos en los proyectos que en las organizaciones funcionales. Al mismo tiempo, como gestor de proyectos, no tengo tiempo para quedarme de brazos cruzados ante un conflicto: necesito las herramientas de gestión de conflictos adecuadas.
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El modelo de necesidades y los conocimientos asociados (por ejemplo, diferenciar entre sentimientos, necesidades y cosas que afectan a mis necesidades) pueden ayudarme a abordar los conflictos más rápidamente y con un apoyo metódico. Como parte en el conflicto, puede ayudarme a entender mejor mis propios botones y a expresar los deseos que pueda tener. Si quiero entender a la otra persona, es útil conocer su estructura de necesidades. En ambos casos, el objetivo es identificar los botones que están apretando las partes implicadas para hablar de ellos abiertamente y encontrar ideas juntos sobre lo que se podría hacer mejor.
Si actúo como moderador o mediador en un papel conciliador, el modelo puede ayudar a dar a ambas partes del conflicto la empatía necesaria (es decir, mostrarles que veo y reconozco sus necesidades) y, posteriormente, hacer que las partes vuelvan a dialogar. Si la otra persona es completamente incapaz de reconocer sus propias necesidades, también puedo utilizar el modelo para "adivinar" mi camino. A partir de las tres áreas principales, puedo adivinar "dónde aprieta el zapato" y con el modelo tengo una herramienta a mano para señalar con más precisión dónde se está pulsando un botón.
Motivación y desmotivación.
Las personas se esfuerzan por satisfacer sus necesidades. Por supuesto, esto se aplica sobre todo a las necesidades especialmente pronunciadas.
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Si ofrezco a alguien la perspectiva de que ciertas necesidades se verán satisfechas como resultado de un determinado comportamiento, creo la motivación en la persona en cuestión para hacer precisamente eso. Las recompensas por el trabajo realizado también tienen un efecto motivador siempre que estén alineadas con la respectiva estructura de necesidades de dicha persona.
Por el contrario, los proyectos a veces adolecen de falta de motivación. Aquí también entra en juego el modelo de necesidades. ¿Qué necesidades de la persona se ven incumplidas (o "no satisfechas") y qué tendría que hacer para cambiar esta situación?
Gestión del cambio: Reducir la resistencia.
Las personas tienen una resistencia natural al cambio. Al mismo tiempo, los proyectos en particular suelen implicar cambios.
Cuando se trata de cambios, el modelo de necesidades puede ayudar a reducir la resistencia. La resistencia también puede surgir si determinadas necesidades se ven incumplidas por el cambio. O, en menor medida, se verían menos satisfechas en el futuro. Aplicando el modelo de necesidades o las habilidades sociales orientadas a las necesidades, puede asegurarse de que los afectados también se sientan cómodos en la nueva situación. Esto incluye, por un lado, reducir la resistencia (cambiando la forma de organizar los estados de pulsación de botones) y generar motivación (ofreciendo la perspectiva de estados de satisfacción de necesidades).
Autorreflexión: Conoces tus propias necesidades.
Para poder tratar las necesidades de los demás -o las suyas propias- es útil conocerlas con precisión.
Una herramienta en línea te permite ver y analizar de un vistazo la estructura y las características de tus propias necesidades.